Como fazer uma folha de despesas?

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Controlar a contabilidade da sua empresa é essencial para evitar problemas financeiros no futuro. Na verdade, existem certos métodos e processos que nos podem ajudar a tornar esta tarefa bastante simples, com os quais podemos manter o controle da nossa empresa de uma forma organizada e altamente visual. Para isso, um dos aspectos que deve ser levado em consideração é a utilização de uma planilha de despesas.

A folha de despesas e sua importância

Acompanhar as receitas e despesas de uma empresa é algo realmente básico e essencial. Por isso, as planilhas de despesas são documentos de grande importância para a contabilidade de nossa empresa. Nesse sentido, as planilhas de despesas são utilizadas para que os trabalhadores possam solicitar o reembolso de determinadas despesas decorrentes de suas obrigações dentro da empresa.

Itens da folha de despesas

Como qualquer documento, é necessário que a folha de despesas contenha algumas informações que nos ajudarão a analisar e processar os referidos reembolsos. Seja em formato físico ou digital, existem dados básicos que todas as planilhas de despesas devem constar para justificar esses movimentos. Assim, nos referimos a informações como o nome da pessoa, o conceito da despesa, o valor total e a data. Desta forma, podemos acompanhar cada despesa solicitada no departamento de contabilidade.

No entanto, embora tenhamos nomeado apenas quatro campos básicos para nossa planilha de despesas, podemos adicionar quantas informações quisermos. Na verdade, quanto mais detalhada for a planilha de despesas, mais fácil será controlar e monitorar nossa economia.

Crie uma folha de despesas

Por ser um documento tão importante para a contabilidade da nossa empresa, o ideal é seguir um procedimento simples que nos permita ser eficazes na preparação da nossa folha de despesas.

Para fazer isso, podemos dividir esse processo em três etapas:

  • A redação da nota. Normalmente é efectuada pelo colaborador que efectuou as despesas, tomando como referência as faturas ou bilhetes que tem vindo a recolher.
  • Controle/supervisão dele. Por meio de uma auditoria (interna e / ou externa), a empresa verifica se esses gastos são reais e estão de acordo com as políticas estabelecidas.
  • Incorporação de dados na contabilidade geral da empresa e demais sistemas de gestão. A última etapa consiste em transferir os dados já validados dos relatórios de despesas para o sistema contábil da empresa para proceder, posteriormente, ao reembolso de cada funcionário.

Os segredos para gerar um relatório de despesas perfeito

Após uma análise das diferentes etapas que intervêm no circuito de preparação, controle e gestão das folhas de despesas, bem como dos problemas mais comuns, foi possível identificar as três chaves básicas para preparar folhas de despesas sem erros e eficazes.

1. Defina uma política de gastos abrangente e informe os funcionários: Informação é a chave para um trabalho bem feito e produtivo. Não se pode exigir que um funcionário elabore corretamente seus relatórios de despesas se não for previamente informado, por meio de manuais e um bom plano de comunicação, dos requisitos da empresa: conceitos admitidos, estabelecimento de limites, etc.

A forma correta de justificar despesas também deve ser estabelecida, evitando cair na sobrecarga de dados. Para evitar mal-entendidos, desencontros nas interpretações e fraudes é imprescindível definir, da forma mais completa e abrangente possível, a política de despesas e subsídios da empresa, tanto em viagens como em outros conceitos.

2. Prevenir fraudes internas: Por meio de uma boa comunicação aos funcionários sobre as políticas da empresa, a fraude, especialmente a fraude não intencional, pode ser amplamente evitada.

No que diz respeito às fraudes de colaboradores praticadas de forma consciente, estas podem ser evitadas de forma fácil e eficaz, com a utilização de qualquer software específico de gestão de controle de custos automatizado.

3. Automatizar processos: A utilização de papel e o lançamento manual de despesas, tanto na preparação das notas pelos colaboradores como no seu controle e incorporação na contabilidade central, é um processo que se tem revelado ineficaz e sujeito a erros. Portanto, para obter uma planilha de dados perfeita é essencial usar um software para dispositivos móveis que automatizam processos.

Em suma, para uma boa gestão do balanço de despesas é necessário equilibrar e relacionar duas perspectivas distintas: a do funcionário que as gera e a da empresa. Esse objetivo é muito mais fácil de alcançar, de forma rápida e sem problemas, em ambientes automatizados usando software específico de gerenciamento e controle de despesas.

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